จัดการงานด้านเอกสารออฟฟิศด้วย Google Application หรือ การสร้างงานด้านเอกสาร งานนำเสนอ หรือตารางบัญชีรายรับรายจ่าย ด้วยแอปพลิเคชั่นของกูเกิ้ล ที่เรียกว่า  Google Docs จะช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้สะดวกรวดเร็ว เพราะสามารถแชร์ไฟล์งานเพื่อช่วยกันทำงานได้  

     Google Docs หรือเรียกอีกอย่างว่า Google Documents เป็นบริการงานด้านเอกสารสำนักงานที่ประกอบด้วย งานเอกสาร Docs , งานนำเสนอ Slides และ งานตารางคำนวณบัญชีรายรับรายจ่าย Sheets เป็นแอปพลิเคชั่นที่มีประโยชน์เหมาะสมกับนักเรียน นักศึกษา ครู อาจารย์ ที่จำเป็นต้องใช้ในการศึกษา เพื่อความสะดวกรวดเร็ว ทันสมัย สามารถเรียนรู้ร่วมกันได้ทั้งในห้องเรียน หรือนอกห้องเรียน เช่นการทำรายงาน เอกสารการวิจัย โครงการต่างๆ ที่มีเพื่อนร่วมทีมในกลุ่ม เราสามารถทำงานงานแล้วแขร์ไฟล์งานให้แก่กันเพื่อร่วมกันทำงานในขณะนั้นได้ แม้ว่าจะอยู่คนละที่ก็ตาม เพราะลักษณะพิเศษของ Google Docs คือ ความสามารถในการแชร์ไฟล์งานร่วมกัน แก้ไขเอกสารได้ทันทีในขณะนั้น เพื่อประโยชน์และความรวดเร็วของการทำงาน  นอกจากนี้เรายังสามารถแชร์บทความที่สร้างจาก Google Docs ไปยังเว็บไซต์ หรือ โซเซียลเน็ตเวิร์ค ได้อีกด้วย

 1.การเข้าใช้งานของ Google Docs มีขั้นตอนการทำงานดังนี้

1. เข้าเว็บ https://www.google.co.th

2. ลงชื่อเข้าสู่ระบบ

3. คลิกเมนู แอปพลิเคชั่น แล้วเลือกหัวข้อ บริการอื่นๆจาก Google 

4. เลือกหัวข้อ บ้านและสำนักงาน แล้วเลือกคลิกหัวข้อที่ต้องการ เช่น 

4.1 เอกสาร Docs เป็นการสร้างงานเอกสารที่มีลักษณะคล้าย ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศเวิร์ด

4.2 งานนำเสนอ Slides เป็นการสร้างงานนำเสนอที่มีลักษณะคล้าย ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศพาวเวอร์พอยต์

4.3 ชีต Sheets เป็นการสร้างงานตารางคำนวณ บัญชีรายรับรายจ่าย คล้าย ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศเอ็กซ์เซล

4.4 วาดภาพ Drawings เป็นการสร้างไดอะแกรมหรือ Flow Charts หรือสามารถแทรกภาพมาตกแต่งได้

5. คลิกเมนูเริ่มสร้าง

6.จะพบหน้าต่างเอกสาร ซึ่งเราสามารถสร้างเอกสาร และจัดการได้ ตามที่เราต้องการ

7. เมื่อเราสร้างงานเอกสารเสร็จแล้ว เราสามารถ แชร์ ให้เพื่อนร่วมงานร่วมกันตรวจทาน หรือแก้ไขได้  สามารถเผยแพร่ผ่านทางเว็บไซต์ เช่น Facebook , Twitter หรือสั่งพิมพ์  และดาวน์โหลดเก็บไว้ที่เครื่องของเราได้

 

2. สร้างงานเอกสาร  Doc  คือ การสร้างเอกสารงานด้านการพิมพ์บทความ ข้อความ จดหมาย มีลักษณะการทำงานคล้าย Ms Word

ขั้นตอนการทำงานมีดังนี้

1.เข้าระบบ Gmail

2.เลือกเมนูไดร์ฟ

3.เลือกเมนูการสร้าง

4.เลือกเมนูเอกสาร

5.พิมพ์งานเอกสารที่ต้องการ แทรกภาพ และรูปร่าง หรือลักษณะอื่นๆตามต้องการ

6.ทำการบันทึก หรือดาวน์โหลดออกมาเป็นรูปแบบเอกสาร Word

 

 

3. สร้างงานนำเสนอ Slides  คือ การสร้างงานที่มีลักษณะคล้าย ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศพาวเวอร์พอยต์ ใช้สำหรับสร้างการนำเสนอชิ้นงาน ในรูปแบบ Presentation

ขั้นตอนการทำงานมีดังนี้

1.เมื่อเราสมัครบัญชี Gmail แล้ว ให้เราเข้าสู่ระบบ

2.คลิกเมนูไดร์ฟ

3.เลือกเมนูการสร้าง

4.เลือกเมนูงานนำเสนอ

5.เลือก ธีม ออกแบบหน้าจอ แล้วคลิก ตกลง

6.สร้างงานนำเสนอ ตามต้องการ

ในกรณีที่ต้องการ สร้างงานนำเสนอเพิ่มจากไฟล์เดิมที่ทำบน Google Doc  แต่ต้องทำในเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยไม่ผ่านอินเทอร์เน็ต ให้เข้าสู่ระบบบัญชี Gmail แล้ว เลือกไดร์ฟ จากนั้นในไดร์ฟของฉัน จะเห็นเอกสารที่เราทำ คลิกเปดแล้วเลือกเมนูไฟล์ จากนั้นเลือกดาวน์โหลด เป็น แล้วเลือก Microsoft PowerPoint  จะเป็นการดาวน์โหลดลงเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นเอง

 

4. สร้างสเปรดชีต (Spreadsheet)  เป็นการสร้างงานในลักษณะของตาราง  สามารถสร้างการคำนวณได้ ซึ่งการทำงานของ Spreadsheet ใน Google Doc เป็นการทำงานที่คล้ายกับการทำงานใน Microsoft Office Excel สามารถสร้างตารางคำนวณได้ และเมื่อสร้างงาน Spreadsheet ผ่าน Google Doc  สามารถดาวน์โหลดงานมาไว้ที่เครื่องและเปิดแก้ไขงานด้วยโปรแกรม Microsoft Office Excel 

ขั้นตอนการสร้างงาน สเปรดชีต (Spreadsheet)  มีดังนี้

1.เข้าระบบ Gmail

2.เลือกเมนูไดร์ฟ

3.เลือกเมนูการสร้าง

4.เลือกเมนูสเปรดชีต

5.พิมพ์ข้อมูลตามช่วงเซลล์  Colum หรือ Row

6.ทำการบันทึก หรือดาวน์โหลดออกมาเป็นรูปแบบสเปรดชีต (Spreadsheet)

 

 

5. สร้างการวาดภาพ Drawings  หรือการสร้างไดอะแกรม  Flow Charts เป็นการสร้างงานที่ผู้ใช้งานต้องการสร้างงานจากรูปวาด แล้วแทรกข้อความลงในรูปวาด เช่น การสร้างแผนผังโครงสร้างการบริหารงานขององค์กร หรือการสร้าง Flow Charts สำหรับเขียนโปรแกรมของนักศึกษา นอกจากนี้  การวาดภาพ Drawings ยังสมารถแทรกภาพถ่ายเพื่อนำมาตกแต่งให้มีสีสันได้อีกด้วย